למי מאיתנו אין במשרד ארון מסמכים מבולגן? בכל משרד, יש ארון מסמכים עמוס, שרק אדם אחד יכול למצוא בו את המסמך המבוקש. לרוב המסמכים מסודרים בערימות מבולגנות, מה שיכול להקשות על שימוש בארכיון המסמכים.
תיוק מסודר מסייע להתנהלות השוטפת
מכירים את זה שאתם נשלחים על ידי המזכירה להביא מסמך מהארכיון? ומוצאים את עצמכם מבלים שם קצת יותר זמן ממה שצריך? הסיבה לכך היא תיוק מבולגן, שיכול לעכב משימה פשוטה, ולהרתיע אנשים מלהיעזר בארכיון.
בגופים וותיקים, הארכיון יכול להיות חדר שלם ועמוס, בעוד בארגונים קטנים הוא יכול להיות כמה מגירות. כך או כך התיוק הוא קריטי להתנהלות השוטפת. מדי פעם אנחנו נדרשים להשתמש במסמך מן העבר, על מנת להוכיח דבר מה או לקבל מידע מסוים, ורוצים שתהיה לנו האופציה לשלוף אותו בקלות ובזריזות. בדיוק כאן נכנסים לתמונה פתרונות אחסון כמו
מדפים, לוקרים ותיקיות.
מסמכים מסווגים
לעיתים, עלינו לתייק מסמכים מסווגים, המכילים פרטים אישיים של לקוחות, או פרטים מסווגים וחשאיים. רבים מחפשים פתרונות אחסון למסמכים חשאיים, ובוחרים
ארונות אחסון עם מנעול, או בלוקר. המפתח או הקוד יהיו רק בידי מי שמורשה לגשת למסמכים, ובכך יסייעו להקפיד על המידור בארגון. לוקרים הם הבחירה של ארגונים רבים, כי לא צריך לדאוג למפתח פיזי שלא ילך לאיבוד, והפתיחה מתבצעת באמצעות קוד פשוט.
מדפים לאחסון מסמכים
כאשר מדובר במסמכים בלתי מסווגים, רוב הארגונים יבחרו במדפים כפתרון אחסון. המסמכים שמסודרים על המדף הם קלים לשליפה, וניתן לסדר אותם במדפים לפי נושאים ולפי הא"ב, ממש כמו בספרייה העירונית. מדפים מרווחים מסייעים לשמור על הסדר בארכיון, או בפינת אחסון המסמכים, ובעזרתם ניתן לשלוף את המסמך הנכון בזמן הנכון.
תיקיות – הפיתרון האולטימטיבי
תיקיות מתכת הן פיתרון נפוץ במיוחד בתחום אחסון המסמכים, הן לרוב מגיעות עם מנעול, ובגבהים שונים. ניתן להתאים את הגובה לצרכי המשרד, ולבחור את העומס הרצוי.
היתרון הגדול ביותר בהזמנת התיקיות, הוא האפשרות לבצע התאמה אישית, כאשר אתם אלה שמחליטים מה יהיה גודלן של התיקיות, לפי החלל הפנוי במשרד. הרבה יותר פשוט להזמין תיקיות בהתאמה אישית, מאשר לנסות לשנות את המשרד לפי גודלן של התיקיות הקיימות.
כך, אתם יכולים להיות ממוקדים לצרכים שלכם, ולתכנן בדיוק מה כמות התיקיות שאתם צריכים עבור תיוק המסמכים. קחו בחשבון שכל חודש נוספים מסמכים נוספים, ויש לתכנן זאת כאשר אתם מגדירים את גודל התיקיות.
התיקיות מאפשרות לנו לנהל את הניירת בצורה מסודרת, כאשר כל תיקייה מיועדת לנושא אחר, או שנה אחרת. החלוקה לקטגוריות מתבצעת בקלות, והמסמכים יכולים להישמר במשך שנים. על התיקיות ניתן להדביק מדבקות. בין אם מדובר במסמכים, קבלות על רכישה, מכתבים, תיעוד פגישות, פרוטוקולים של ישיבות, סידור תקציב, תלושי משכורת וכן הלאה, הגישה אליהם תהיה פשוטה בזכות התיקיות.
כשהניירת מסודרת בצורה ברורה ואינטואיטיבית, ניתן לאתר ולשלוף בקלות כל מסמך. כידוע, תיוק הוא פעולה שיש לבצע לאורך השנים, ולא לפספס אף מסמך על מנת לשמור על הסדר הטוב. "תייקו היום בשביל המחר" ועשו זאת באמצעות תיקיות מותאמות אישית.
